Staatscourant No. 93 van 15 mei 2003, pag. 13


OCW
Vaststelling selectielijst Kanselarij der Nederlandse Orden

Besluit van 12 mei 2003, nr. 03.001975

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, mr. drs. C.H.J. van Leeuwen, van 6 mei 2003, nr. WJZ/2002/3631(8127), directie Wetgeving en Juridische zaken;
Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;
Gezien het advies van de Raad voor cultuur van 3 april 2001, nr. arc-2000.2200/2;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1
De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst Kanselarij der Nederlandse Orden 1945 - 2000’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 12 mei 2003.
Beatrix.
De Staatssecretaris van Onderwijs,Cultuur en Wetenschappen,
C.H.J. van Leeuwen.

Selectielijst Kanselarij der Nederlandse Orden 1945-2000

1. Leeswijzer bij de handelingen

a. Handelingnummer
De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de volgorde die in het RIO is aangehouden. Daardoor is eenduidigheid gewaarborgd en wordt het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD vergemakkelijkt.

b. Handeling
Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht.

c. Periode
Een periode is in beginsel het tijdvak waarbinnen de handeling (ongeacht de frequentie) is of kan zijn uitgevoerd, gelet op de wettelijke grondslag daarvoor of gezien de gebruikte bronnen.

d. Grondslag
De grondslag betreft de formele wettelijke basis op grond waarvan een handeling binnen een bepaalde periode wordt of kan worden verricht.

e. Waardering
De afkorting ’B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling, in overeenstemming met de geldende archiefwettelijke bepalingen en conform de normen van de Rijksadviesdienst voor de goede en geordende staat. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.
De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn) oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat – sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier) dat de neerslag van de handeling bevat, is afgesloten – dient te zijn verlopen voordat tot vernietiging wordt overgegaan.

2. Actor: Kanselarij der Nederlandse Orden/Kanselier der Nederlandse Orden

a. Algemene handelingen

Handelingnummer: 7
Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: –
Waardering: B 1, 2

Handelingnummer: 9
Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het adelsbeleid en adelsrecht in Nederland en het decoratiestelsel.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: –
Waardering: V, 1 jaar

b. Samenstelling van de Kanselarij en het Kapittel voor de civiele orden

Handelingnummer: 47
Handeling: Het benoemen, schorsen of ontslaan van de secretaris van het Kapittel voor de civiele orden en van de Kanselarij der Nederlandse Orden.
Periode: 1994 - 2000
Grondslag: Artikel 3, vierde lid, van het Besluit Kapittel voor de civiele orden.
Waardering: B 1

Handelingnummer: 48
Handeling: Het benoemen, schorsen of ontslaan van de medewerkers van het bureau van het Kapittel.
Periode: 1994 - 2000
Grondslag: Artikel 3, vijfde lid, van het Besluit Kapittel voor de civiele orden.
Waardering: V, 75 jaar

c. Verlening van civiele orden, de Militaire Willems-Orde, het Verzetsherdenkingskruis

Handelingnummer: 53
Handeling: Het geven van advies aan de regering inzake het vaststellen of wijzigen van de regelgeving op het terrein van onderscheidingen en civiele orden.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: – Artikel III, tweede lid, van de Rijkswet van 15-4-1994 (Stb. 1994, 350);
– Ambtsinstructie van de Kanselier.
Waardering: B 1
Opmerking: Deze taak werd voorzover het betreft de Kanselier der Nederlandse Orden officieel bepaald in de vergadering van de ministerraad van 22 maart 1948.

Handelingnummer: 54
Handeling: Het adviseren van de vakminister over in te stellen en op te heffen onderscheidingen.
Periode: 1945 – 2000
Grondslag: Ambtsinstructie van de Kanselier.
Waardering: B 1

Handelingnummer: 66
Handeling: Het, al dan niet tegen betaling van een borgsom, in bruikleen verstrekken van:
– de versierselen van de Orde van de Nederlandse Leeuw,
– de zilveren medailles van de aan de Orde verbonden Broeders,
– de eremedailles en versierselen verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau.
Periode: 1955 - 2000
Grondslag: Koninklijk besluit, nr. 6 en nr. 7 (Stcrt. 1954, 152).
Waardering: B 5

Handelingnummer: 68
Handeling: Het verstrekken van toelagen aan de Broeders verbonden aan de Orde van de Nederlandse Leeuw en hun weduwen.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: Artikel 10 van de Wet van 29 september 1815 (Stb. 1815, 47).
Waardering: V, 5 jaar na verstrekking van de toelage

Handelingnummer: 69
Handeling: Het vaststellen van de versierselen behorend bij de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau en de manier waarop de versierselen gedragen dienen te worden.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: – Artikelen 7, 8 en 9 van de Wet van 29 september 1815 (Stb. 1815, 47);
– Artikelen 7, 8 en 9 van de Wet van 4 april 1892 (Stb. 1892, 55).
Waardering: B 5

Handelingnummer: 72
Handeling: Het registreren van onderscheidingen en herinneringstekens, ingesteld bij wet of koninklijk besluit.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: – Koninklijk besluit van 25 juni 1815, nr. 10;
– Artikel 24 van het koninklijk besluit van 30 april 1940.
Waardering: B 3

Handelingnummer: 73
Handeling: Het, in overeenstemming met de minister van Defensie, uitbetalen van toelagen aan Ridders van de Militaire Willems-Orde en hun weduwen.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: Artikel 9 van de Wet van 30 april 1940 (Stb.100).
Waardering: V, 5 jaar na verstrekking van de toelage

Handelingnummer: 86
Handeling: Het aantekening houden van de besluiten waarbij aan een krijgsmachtonderdeel het ordeteken is verleend.
Periode: 1945 - 2000
Grondslag: Artikelen 24, tweede lid, en 27 van het Reglement op de Militaire Willems-Orde (Stb. 1941, B 61).
Waardering: B 5

Toelichting behorend bij de Selectielijst Kanselarij der Nederlandse Orden 1945 - 2000

1. Inleiding

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden. Onder ‘archiefbescheiden’ is niet alleen papier te verstaan. Alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten) behoren daartoe. Bijvoorbeeld ook digitaal vastgelegde informatie.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager. De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Archiefwet 1995 neergelegd. De verplichting tot overbrenging in artikel 12 van die wet. Artikel 12 bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan 20 jaar.
De zorgdrager is verplicht selectielijsten op te stellen waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, welke voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met:
– de taak van het betrokken overheidsorgaan;
– zijn verhouding tot andere overheidsorganen;
– de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
– het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het betrokken overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

2. Organisatie

De selectielijst die deel uitmaakt van het onderhavige besluit heeft betrekking op de archiefbescheiden van de Kanselarij der Nederlandse Orden. Bij de Kanselarij berust de zorg voor de archiefbescheiden die deze instantie onder zich heeft in verband met de verlening van en verleende Nederlandse onderscheidingen. Er bestaan drie Nederlandse ridderorden: de Militaire Willems-Orde, de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. Aan het hoofd van iedere orde staat een Grootmeester: de Koning.
De Militaire Willems-Orde is de ridderorde ter beloning van militairen, in dienst van het Koninkrijk der Nederlanden, en in bijzondere gevallen ook van niet-militairen, die zich in de strijd hebben onderscheiden door het bedrijven van uitstekende daden van moed, beleid en trouw. De Militaire Willems-Orde is bij de wet van 30 april 1815, no. 5 (Stb. 1815, 33) in het leven geroepen. Deze wet is herzien bij de wet van 30 april 1940 (Stb. 100). De orde kent een Kapittel van de Militaire Willems-Orde dat de minister van Defensie adviseert over het verlenen en ontnemen van onderscheidingen in de Militaire Willems-Orde.
De Orde van de Nederlandse Leeuw is de ridderorde ter onderscheiding van onderdanen die blijk hebben gegeven van beproefde vaderlandsliefde, bijzondere ijver en trouw in het volbrengen van hun burgerplichten of buitengewone bekwaamheid in wetenschappen en kunsten. De Orde van de Nederlandse Leeuw is ingesteld bij de wet van 29 september 1815 (Stb. 47).
De Orde van Oranje-Nassau is de ridderorde ter onderscheiding van onderdanen of vreemdelingen die zich in maatschappelijk opzicht op bijzondere wijze verdienstelijk hebbengemaakt. De Orde van Oranje-Nassau is ingesteld bij de wet van 4 april 1892 (Stb. 55).
Ook wat betreft de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau is voorzien in een Kapittel, in dit geval het Kapittel voor de civiele orden. Het Kapittel adviseert de Minister van Justitie over het verlenen van onderscheidingen in de civiele orden.
De beide Kapittels van de drie orden worden ondersteund door de Kanselarij der Nederlandse Orden. Aan het hoofd van de Kanselarij der Nederlandse Orden staat de Kanselier der Nederlandse Orden. Deze is tevens voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde en lid van het Kapittel voor de civiele orden. Net zoals voor – onder meer – de ministeries, de Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koningin is de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats in Den Haag de aangewezen archiefplaats voor de archiefbescheiden van de Kanselarij der Nederlandse Orden.

3. Het beleidsterrein decoratiestelsel

Vóór de Tweede Wereldoorlog werd elk decoratievoorstel met een voorgestelde graad van Ridder in de Orde van Oranje-Nassau of hoger voorgelegd aan de ministerraad, terwijl de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau zelfstandig door de ministeries werden afgehandeld.
In de periode 1844-1940 was het aantal toegekende civiele onderscheidingen per jaar beperkt tot circa 500. Het meeste werk lag op het terrein van de Militaire Willems-Orde (soldijadministratie). Bij de verschillende acties, voornamelijk in het voormalig Nederlands Oost-Indië werden in die periode 2635 onderscheidingen toegekend.
Door de relatieve rust in het decoratiestelsel nam de bemoeienis van de Kanselier der Nederlandse Orden met het beleid steeds verder af. Zijn positie van beheerder èn beleidsondersteuner werd er langzamerhand een van beheerder. In 1937 werd de Kanselarij der Nederlandse Orden onder de verantwoordelijkheid van het zojuist opgerichte Ministerie van Algemene Zaken gebracht.
Na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog werd de regeringszetel in 1940 tijdelijk verplaatst naar Londen. In verband met het grote aantal te verlenen dapperheids-onderscheidingen, alsmede het toenemende aantal civiele onderscheidingen, ontstond de behoefte aan een orgaan dat de ministerraad zou ontlasten. Daartoe werd de Raad voor Onderscheidingen en Eerbetoon in het leven geroepen, bestaande uit de minister-president en de ministers van Binnenlandse Zaken, van Buitenlandse Zaken, van Marine, van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen, en van Oorlog. Van 1945 tot november 1946 werden de taken van deze raad waargenomen door de interdepartementale Commissie voor Onderscheidingen en Eerbetoon.
Op 30 april 1940 kwam een – reeds voorziene – herziening tot stand van de Wet op de Militaire Willems-Orde, die op 20 mei van dat jaar in werking trad. Een van de veranderingen was dat voortaan ook burgers voor daden van moed, beleid en trouw – in de strijd bewezen – konden worden opgenomen in de orde. Vanaf mei 1940 stelde men andere criteria voor ‘verdiensten voor het vaderland’, waaronder vanaf dat moment ook begrippen als ‘strijdbaarheid’ en ‘verzet’ komen te vallen. Na de bevrijding moesten degenen die geacht werden in de Tweede Wereldoorlog ‘fout’ te zijn geweest verantwoording afleggen. De behoefte aan harde oordelen over de ‘ontrouw’ en ‘onwaardigheid’ van gedecoreerden was na verloop van tijd echter zodanig afgenomen, dat het uiteindelijk niet kwam tot een grootscheepse zuivering.
In 1947 werd door de Kanselarij der Nederlandse Orden begonnen met de voorbereidende werkzaamheden om van ‘foute’ gedecoreerde Nederlanders hun eerder toegekende onderscheiding te ontnemen. De leden der ridderorden werden in dat verband onder de loep genomen aan de hand van de Wet Zuivering Nederlandse Ridderorden van 18 september 1946 (Stb. 1946, G 261). Daartoe werden in 1948 twee adviescommissies ingesteld, één voor de civiele orden en één voor de Militaire Willems-Orde en het Ereteken voor Belangrijke Krijgsverrichtingen. Zij oefenden hun taak uit op grond van een instructie die werd gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 1948, 181). Door de Kanselarij der Nederlandse Orden werden 153 dragers van de Orde van de Nederlandse Leeuw en Orde van Oranje-Nassau, de Militaire Willems-Orde en het Ereteken voor Belangrijke Krijgsverrichtingen ter zuivering aan de regering voorgelegd. Uiteindelijk werden van 93 personen één der orden of beide ontnomen. Op 13 maart 1952 werden de adviescommissies bij koninklijk besluit (Stcrt. 1952, 27) opgeheven.
In april 1946 werd het Kapittel van de Militaire Willems-Orde ingesteld. De Rijkswet op de Militaire Willems-Orde van 1815 kende al de mogelijkheid om een Kapittel in te stellen; daarvan was echter tot op dat moment geen gebruik gemaakt. De werkzaamheden van het Kapittel van de Militaire Willems-Orde hebben tussen 1946 en 2000 geleid tot 53 benoemingen in de orde.
In november 1946 werd een zogenoemde Decoratiecommissie ingesteld. Deze commissie, bestaande uit de ministers van Buitenlandse Zaken, van Economische Zaken en van Marine (deze laatste werd later opgevolgd door de minister van Defensie), bracht adviezen uit aan de ministerraad inzake de verlening van koninklijke onderscheidingen in de beide civiele orden. De Decoratiecommissie verkreeg in november 1947 een zelfstandige rol van betekenis: elk decoratievoorstel vanaf de eremedaille in goud, verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau tot en met de graad van Ridder in de Orde van de Nederlandse Leeuw werd door dit orgaan afgehandeld. Toekenning van de graden van Commandeur en hoger in beide orden behoefde de goedkeuring van de ministerraad. De eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau in zilver en brons werden zelfstandig afgehandeld door de ministeries. In de periode 1945-1995 nam het aantal toegekende onderscheidingen in deze orden per jaar toe van circa 2000 in 1945 tot circa 5500 in 1995. Formeel bestond de Decoratiecommissie in deze opzet tot 1 mei 1996.
In 1948 stelde de regering richtlijnen vast voor het verlenen van koninklijke onderscheidingen, die in hun uiteindelijke vorm bestaan uit ruim 70 aanwijzingen. Onder invloed van een aantal factoren verstarde het decoratiestelsel in de loop van de 20e eeuw, met name na de Tweede Wereldoorlog: de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau – waarvan de eerste traditioneel-historisch de hoogste is – werden in de praktijk vervlochten tot één ridderorde van acht graden; verdienstelijke personen werden mede op basis van een combinatie van rang, functie en aantal dienstjaren gedecoreerd, waarbij deze laatste elementen in hoge mate bepalend waren voor de toe te kennen graad. Hierbij deden automatismen hun intrede. Een groot aantal eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau werd verleend voor ‘langdurige dienst’. In de loop van de vijftiger jaren nam de roep toe om het decoratiestelsel te democratiseren en met name de positie van de eremedailles nader te bezien.
In 1963 werd de Commissie Houben geïnstalleerd, die in 1965 een rapport uitbracht met daarin de volgende aanbevelingen:
– ontvlechting van de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau (geen ‘automatismen’, geen ‘langdurige dienst’ als criterium),
– afschaffing van de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau onder het gelijktijdig instellen van een ‘derde Orde’ voor langdurige, karaktervolle plichtsvervulling,
– instelling van een aparte medaille voor staatsbezoeken,
– instelling van een Kapittel voor de civiele orden.
Over het advies werd in de ministerraad uiteindelijk geen overeenstemming bereikt, waardoor geen van de aanbevelingen werd geïmplementeerd. Daarna werden er lange tijd geen noemenswaardige pogingen ondernomen tot herziening van het decoratiestelsel.
In 1982 werd vervolgens de Commissie-Portheine geïnstalleerd (vóór november 1982 de Commissie-Koning genaamd), die in 1985 een rapport uitbracht met daarin de volgende aanbevelingen:
– herziening van de vigerende wet- en regelgeving, met eigentijdse toekenningscriteria, verregaande vormen van democratisering, emancipatie en gelijkstelling van beroepsgroepen, een en ander gebaseerd op het gelijkheidsbeginsel,
– het niet langer verlenen van de eremedailles, Grootkruisen en Grootofficier-schappen aan Nederlanders,
– instelling van een ‘derde Orde’ voor langdurige, loyale plichtsvervulling,
– het leggen bij de burgemeester van het primaat inzake decoratievoorstellen,
– instelling van een Kapittel voor de civiele orden.
Eind 1985 werd een voorstel van Rijkswet aanhangig gemaakt tot wijziging van de wet op de Orde van de Nederlandse Leeuw van 1815 en de wet op de Orde van Oranje-Nassau (1892). Uiteindelijk is dit wetsvoorstel in 1994 tot wet verheven (Stb. 1994, 350). In hoofdlijnen houdt deze wet het volgende in:
– de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau en de Broedersmedaille verbonden aan de Orde van de Nederlandse Leeuw worden niet meer uitgereikt,
– instelling van een nieuwe ridderlijke (zesde) graad van Lid in de Orde van Oranje-Nassau,
– instelling van een Kapittel voor de civiele orden als centraal adviescollege voor voorstellen voor benoeming in de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau,
– opneming van een grondslag voor het opstellen van een reglement voor beide orden, waarin de wettelijke toekenningscriteria, de onderscheidingstekens en de procedure leidend tot benoeming nader worden uitgewerkt.
Het Kapittel voor de civiele orden is op 9 december 1994 ingesteld. De leden van het Kapittel werden per 23 januari 1995 benoemd.
Voor een meer uitgebreide beschrijving van het beleidsterrein wordt verwezen naar de hoofdstukken 2 tot en met 9 van het rapport ‘Adelsbeleid, adelsrecht en het decoratiestelsel. Een institutioneel onderzoek naar het adelsbeleid, adelsrecht en het decoratiestelsel na 1945’ (’s-Gravenhage 2000).

4. Basisselectiedocument

De selectie voor vernietiging of voor bewaring van de archiefbescheiden van de Kanselarij der Nederlandse Orden geschiedt aan de hand van selectiecriteria die zijn vastgelegd in een zogenoemd basisselectiedocument (verder: BSD). Een BSD is een selectiedocument ten behoeve van een bepaald beleidsterrein. Het bezit een aantal specifieke kenmerken. Ten eerste heeft een BSD in de regel niet zozeer betrekking op de archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers) en wel voorzover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn. Dat is in het kader van het onderhavige besluit niet anders. Het hier aan de orde zijnde BSD, dat in augustus 2000 is vastgesteld, ziet niet alleen op het hele decoratiestelsel, maar ook op het adelsbeleid en het adelsrecht. In verband hiermee draagt het BSD als titel ’Basisselectiedocument Adelsbeleid, adelsrecht en decoratiestelsel’. Het onderhavige besluit voorziet echter alleen in de selectielijst ten behoeve van de Kanselarij der Nederlandse Orden. Voor het adelsbeleid en het adelsrecht is een afzonderlijke selectielijst vastgesteld (Stcrt. 2002, 222, blz. 12) en ook ten aanzien van het Kapittel van de Militaire Willemsorde en het Kapittel voor de civiele orden worden afzonderlijke selectielijsten tot stand gebracht.
Ten tweede is in een BSD het niveau waarop wordt geselecteerd niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Daarbij is elke handeling voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn.
Ten derde is een BSD altijd gebaseerd op een rapport dat is opgesteld volgens de zogenoemde methode institutioneel onderzoek. Deze methode is ontwikkeld in het kader van het Project invoering verkorting overbrengingstermijn (verder: het PIVOT) en houdt in dat de handelingen van overheidsorganen op een bepaald terrein worden beschreven. Door die beschrijving wordt duidelijk in welke context het archiefmateriaal tot stand is gekomen. De resultaten van het institutioneel onderzoek worden vastgelegd in een Rapport institutioneel onderzoek (verder: RIO). Ook voor het onderhavige beleidsterrein is een RIO tot stand gekomen: het rapport ‘Adelsbeleid, adelsrecht en het decoratiestelsel. Een institutioneel onderzoek naar het adelsbeleid, adelsrecht en het decoratiestelsel na 1945’ (’s-Gravenhage 2000; PIVOT-rapport nr. 101).

5. Actoren

Wat betreft het beleidsterrein decoratiestelsel zijn in het BSD de handelingen van onderstaande actoren gewaardeerd:
a. het Kapittel der Militaire Willems-Orde,
b. het Kapittel voor de civiele orden,
c. de Kanselarij der Nederlandse Orden,
d. de Kanselier der Nederlandse Orden, en
e. de onderscheiden vakministers.
Van deze onderscheiden actoren zijn in het kader van het onderhavige besluit de Kanselarij der Nederlandse Orden en de Kanselier der Nederlandse Orden van belang. Deze beide actoren verrichten de volgende taken:

Kanselarij der Nederlandse Orden, 1945 - 2000
Bij koninklijk besluit van 3 juni 1844 (Stb. 59), werden de vanaf 1815 bestaande Kanselarij der Militaire Willems-Orde en Kanselarij van de Orde van de Nederlandse Leeuw samengevoegd tot de Kanselarij der beide Nederlandse Orden, later de Kanselarij der Nederlandse Orden. Het besluit bevat geen bepalingen inzake de bevoegdheden of taken van het orgaan. De taken van de Kanselarij vloeien rechtstreeks voort uit de taken van de Kanselier der Nederlandse Orden. Die taken zijn als volgt onder te verdelen:
– ondersteuning van de Kanselier der Nederlandse Orden,
– ondersteuning van het Kapittel der Militaire Willems-Orde,
– ondersteuning van het Kapittel voor de Civiele Orden,
– diverse werkzaamheden voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen.

Kanselier der Nederlandse Orden, 1945 - 2000
De taken van de kanselier zijn:
– bewaking van de zuiverheid en de waardigheid van de orden,
– het verlenen van medewerking aan het behartigen van de belangen van de Nederlandse onderscheidingen,
– de zorg voor de registratie op de Kanselarij van verleende onderscheidingen,
– de zorg voor het beheer van de versierselen van de onderscheidingen, en de correcte verzending ervan aan degenen die ze uitreiken.
De Kanselier oefent zijn taken uit namens de Koning.

6. Selectiedoelstelling en selectiecriteria

Zowel aan het RIO als aan het BSD ligt de selectiedoelstelling ten grondslag, zoals die door de toenmalige Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op13 april 1994 is verwoord. De selectiedoelstelling luidt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van rijksarchivarissen is deze doelstelling als volgt gepreciseerd: het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.
De juist genoemde selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor onder meer het terrein van het decoratiestelsel. Dat wil zeggen dat de handelingen van de betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie geldt de vraag ten aanzien van welke handelingen de administratieve neerslag noodzakelijk zou zijn om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein van het decoratiestelsel.
Uitgaande van de selectiedoelstelling en met gebruikmaking van het RIO is in het BSD een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria is vervolgens in het BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht. De algemene selectiecriteria op basis van PIVOT zijn positief geformuleerd. Het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met ‘B’ (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats in Den Haag. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan ‘V’ (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. In dat laatste geval wordt de neerslag die uit de handeling voortvloeit, niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
De gehanteerde algemene bewaarcriteria betreffen:
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen;
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen;
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren;
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen;
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt;
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

De criteria zijn vooral ontwikkeld door de selectiedoelstelling te koppelen aan het uit de bestuurskunde afkomstige model van de beleidscyclus als voorstelling van feitelijk overheidshandelen. De fasen van de cyclus zijn achtereenvolgens: beleidsvoorbereiding (inclusief agendavorming), beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie en -terugkoppeling. De toepassing van het model bij de selectie van overheidsarchief is uiteengezet in de PIVOT-brochure Handelend optreden (Rijksarchiefdienst/PIVOT, ’s-Gravenhage 1993).
Naast algemene criteria kunnen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in een BSD specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Daar in dit geval de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is (ook) in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

7. De totstandkoming van het BSD

Nadat het BSD in concept gereed was, heeft in januari tot juni 2000 archiefwettelijk driehoeksoverleg plaatsgevonden tussen de Rijksarchiefdienst, vertegenwoordigers van de Kanselarij der Nederlandse Orden en een deskundige op het beleidsterrein. De Kanselarij trad daarbij mede namens beide Kapittels op. Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is door de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris een verslag opgesteld dat in juli 2000 is vastgesteld. Naar aanleiding van het driehoeksoverleg is het concept-BSD op enkele ondergeschikte punten aangepast. Vervolgens zijn het aldus gewijzigde BSD en het verslag van het driehoeksoverleg aangeboden aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen met het verzoek te willen meewerken aan de voorgeschreven vaststelling van een selectielijst.
Aansluitend is het ingediende BSD met het bijbehorende rapport ‘Adelsbeleid, adelsrecht en het decoratiestelsel’ voor een periode van acht weken (van 22 september 2000 tot 17 november 2000) ter inzage gelegd bij de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats alsmede in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers en de rijksarchieven in de provincie. Deze terinzagelegging was vooraf aangekondigd in de Staatscourant (Stcrt. 2000, 183). De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in reacties.
Na afloop van de terinzagelegging is het BSD bij brief van 7 december 2000 (kenmerk: R&B/OSTA/2000/2764) met de hierbovengenoemde stukken door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen om advies toegezonden aan de Raad voor cultuur.
Het verzochte advies, voorbereid door de Bijzondere Commissie Archieven, is uitgebracht op 3 april 2001 (kenmerk: arc-2000.2200/2). Het advies heeft aanleiding gegeven tot enkele tekstuele correcties van redactionele aard. Daarnaast zijn wat betreft de adviescommissies die na de Tweede Wereldoorlog de leden van de ridderorden onder de loep hebben genomen aan de hand van de Wet Zuivering Nederlandse Ridderorden van 18 september 1946, twee handelingen (91 en 92) toegevoegd aan het ontwerp-BSD. Wat betreft beide handelingen is de kanselarij der Nederlandse Orden niet als actor aan te merken. Deze handelingen komen dan ook niet voor in de in de bij het onderhavige besluit behorende ‘Selectielijst Kanselarij der Nederlandse Orden 1945 -2000’.